Mail hataları ve Sorunu tespit etme

E-mail nasıl çalışır?

Bilgisayarınızdan bir mail gönderdiğinizde veya aldığınızda mailin izlediği yol yukarıdaki gibidir.

• Bilgisayarınız gönderdiğiniz maili öncelikle mail sunucunuza iletir,
• Mail sunucunuz e-postanızı karşı tarafın Mail Sunucusuna iletir
• En sonunda karşı tarafın bilgisayarına ulaşır.

Bütün bu süreç boyunca çeşitli hata olasılıkları bulunmaktadır. İnternet bağlantıları, Mail sunucu filtreleri, Mail sunucu kapasiteleri sıkça karşımıza çıkan hata kaynaklarıdır.

Hatanın nedenini nasıl anlarım?

Bir hatayla karşılaştığımızda bunun nedenini bulabilmek için hata kodlarına bakmanın yanı sıra kimi basit denemeler yapmaktayız. İnternet bağlantı sorunları dışında Mail sunuculardan kaynaklanan hatalarda mutlaka Hata Kodu geri dönmektedir. Yani mailinizin neden iletilemediğine ilişkin bir ileti size ulaşmaktadır. Hata kodu dönmüyorsa İnternet bağlantınızın olduğundan emin olmak ve Mail sunucunuza (Webmail’e) bağlanmak ilk adımlardır. Eğer webmaile bağlanabiliyorsanız ve mailbox’unuz temizse (bilgisayarınızla modem arasındaki) ağ ile ilgili sorunlar yaşıyor olmanız büyük olasılıktır.

Sorunu bulmak için yapmanız gerekenler

• Hata kodu içeren bir mailin gelip gelmediğini kontrol edin. Hata kodu sorunun kaynağını doğrudan söyleyecektir.
• Webmail’e bağlanın. Webmail adresi genellikle “mail.alanadi.uzantı” şeklindedir, örneğin “mail.deneme.com”. Webmaili kullanarak kendi kendinize bir e-posta gönderin. Eğer başarılı bir şekilde gönderiliyor ve alınıyorsa, büyük olasılık Mail sunucunuzda bir sorun bulunmamaktadır. Sorun bilgisayarınız, yazılımınız veya internetinizle ilgili olabilir.
• İnternet bağlantınızı kontrol edin
• İnternete bağlandığınız Ağ’da bir hata alıp almadığınıza dikkat edin. Bu ağla ilgili sorunlara işaret edecektir. Ağda son zamanlarda yapılan değişiklikler varsa, ortak yazıcı bağlanması gibi bunu yapan servisle görüşün
• Outlook benzeri yazılımların hata verip vermediğine dikkat edin. En sık sorun orijinal yazılım kullanılmadığında karşımıza çıkmaktadır. Yazılımı yeniden kurmak veya kuran servisle görüşmek gerekebilir.
• Bir süre bekleyin. Mail gönderilir veya alınırken birkaç ağdan ve sunucudan geçmektedir. Bunlardan birinde geçici bir kesinti olabilir.

Spam işaretlemesi

Gönderen ve alan mail sunucuların spam filtreleri bulunmaktadır. Mailler bunlar tarafından spam olarak işaretlenmiş olabilir. Hızlı bir çözüm için mail alışverişinin yapıldığı her iki tarafında birbirlerini Beyaz Listeye almasıdır. Bayaz listedeki mail hesapları spam kontrolünden kurtulabilir.

Mail hesaplarınızın spam olarak işaretlenmemesi için aşağıdakilere dikkat edin

• Konu satırı özgün olmalıdır. “Fiyat Teklifi” gibi bir başlık spama düşme olasılığını artırır.
• İçerik bölümünü boş bırakmayın.
• Mail hesaplarınızdan toplu mail göndermeyin.
• Bilgisayarınızda Norton veya Kaspersky anti-virüs yazılımlarını kullanın. Kimi zararlı yazılımlar siz fark etmeden toplu mail göndermektedir

Mailbox Limiti

En sık karşılaştığımız sorun Mailbox’un dolmasıdır. Bu durumda size “Mailbox quota exceeded” veya “Mailbox exceeded limit” benzeri bir uyarı iletisi gelecektir. Mailbox kotasının dolması sizin veya mail gönderdiğiniz kişi için geçerli olabilir.

Böyle bir hatayı kendi mailiniz için aldığınızda webmail adresinize bağlanıp mail sunucunuzu temizlemeniz gerekir. Kimi mail sunucularda Gelen kutusunda sildiğiniz mailler, Silinmiş ögeler klasörüne aktarılır. Buradanda mailleri (ikinci kez) silmeniz gerekecektir.

Doğru Yapılandırma

Doğru bir yapılandırma ve kullanımla Mailbox’un kota sorununun olmaması gerekir. Bunun için aşağıdakilerİ uygulamanız yeterlidir.

1- Otomatik Temizleme (POP3). Normalde bir maili Mail Sunucunuzdan bilgisayarınıza indirdiğinizde, kullandığınız program mail sunucusundaki kopyayı siler (IMAP değilse). Böylelikle düzenli kullanımda Mail Sunucunuz temiz kalır. Ancak kimi zaman bilgisayarınızdaki programda bunu engelleyen bir yapılandırma kullanılmaktadır. “Mailleri sunucuda bırak” veya benzeri bir seçenek aktif edilmektedir. Bu durumda eninde sonunda Mailbox’unuz dolacaktır.

Maili bir cihaz (bilgisayar, telefon vs..) kullanıyorsa bu seçeneği aktif etmemenizi öneririz. Eğer birden fazla kişi veya cihaz aynı maili kullanıyorsa “Mailleri sunucuda bırak” ve “5 günden eski mailleri sil” seçeneklerini birlikte aktif etmelisiniz.

Pop3 kurulumunda Bilgisayarınızda bulunan maillerle Mail sunucusundaki mailler birbirinden bağımsızdır. Mailleri bilgisayarınıza indirmişseniz, güvenli bir şekilde sunucudaki mailleri silebilirsiniz.

2- IMAP Kurulumu. Mail kurulurken size POP3 veya IMAP tipi seçeneği karşınıza çıkabilir. (Yukarıda birinci maddede anlattıklarımız POP3 için geçerlidir.) IMAP tipi kurulum yaptığınızda cihazınız veya programınız Bilgisayarınızdaki maillerle Mail sunucusundaki mailleri “eşitler“. Yani bilgisayarınızda olmayan mailleri sunucudanda siler veya tersi olarak sunucuda olmayanları bilgisayarınızdan siler. IMAP tipi kurulum sınırsız kaynaklar istemektedir. 

IMAP kullanımı iki durumda mantıklı olmaktadır. Birincisi hem bilgisayardan hem cep telefonundan bağlandığınızda; Bilgisayarınızı POP3, Cep telefonunnuzu IMAP kurulumu yapmanız durumunda. İkincisi maillerinizi saklamadan kullanmanız durumunda. 

IMAP kurulumu sınırsız kaynak istediği için normal bir kullanım şeklinde önermemekteyiz. 

3- Büyük dosyalar. 10 mb’den büyük dosyalarınızı mail üzerinden göndermemeniz doğru bir kullanım şeklidir. Büyük dosyalarınızı Wetransfer sitesi üzerinden kolaylıkla gönderebilirsiniz.

Yazar; Orhan Bilikvar Oluşturulma; 16 Mar 2023 | Güncelleme; 16 Mar 2023